Communication d’information en vertu de la réglementation
Politique et procédures en matière de protection des renseignements personnels
Règlement des plaintes
Conditions et modalités
Avis relatif à la représentation
COMMUNICATION D’INFORMATION EN VERTU DE LA RÉGLEMENTATION
INTEGRA Capital Limited est une société inscrite à titre de conseiller en placement et de gestionnaire de portefeuille dans chaque province (sauf au Québec) et à titre de directeur des opérations sur marchandises à la Commission des valeurs mobilières de l’Ontario. Dans les provinces de Terre-Neuve et de l’Ontario, Integra Capital Limited est également inscrite à titre de courtier sur le marché des valeurs dispensées. Prière de nous contacter si vous désirez un exemplaire de notre « Énoncé des politiques » et celui relatif aux déclarations concernant la communication d’information de la part des courtiers inscrits apparentés et autres.
POLITIQUE ET PROCÉDURES EN MATIÈRE DE PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
L’engagement d’Integra
Chez Integra, nous avons toujours eu une seule activité, celle d’offrir des services reliés aux régimes de retraite. Ainsi, notre préoccupation première a toujours été de fournir des services aux commanditaires de régimes de retraite et aux participantes et participants à ces régimes. La protection des renseignements personnels a été notre priorité absolue et continuera de l’être.
Toutes les avancées que nous avons engendrées au cours des années ont été créées et mises en oeuvre en gardant à l’esprit que la confidentialité en serait l’élément fondamental. À mesure que nous progressons, la protection des renseignements personnels des investisseurs, sous la forme papier ou fichier électronique, demeure une de nos préoccupations principales lors de l’amélioration de nos plates-formes technologiques et nos mesures de sécurité.
Collecte de renseignements personnels
Lorsque vous désirez participer à un régime de retraite, vous remplissez un formulaire d’adhésion électronique ou sous la forme papier. Ce formulaire demande des renseignements personnels tels que :
- Votre numéro d’assurance sociale – nécessaire pour produire une déclaration de revenus.
- Le nom du ou de la bénéficiaire – pour respecter les exigences législatives en matière de retraite et de revenus.
- Date de naissance – pour le calcul des prestations en fonction de la date de la retraite et pour respecter les exigences législatives en matière de revenus.
- Date d’embauche – pour respecter les exigences législatives en matière de retraite et de revenus.
- Renseignements personnels en matière de placement (y compris vos connaissances en matière de placement, vos objectifs, votre horizon de temps ainsi que votre revenu personnel et votre avoir net) – pour établir la pertinence de votre sélection de fonds de placement et respecter les exigences en matière de valeurs mobilières.
- Adresse, numéro de téléphone, adresse électronique – utilisés pour distribuer le relevé de participant et relevé d’impôt, et pour vous donner une mise à jour relativement à vos choix de placement et aux services reliés au régime de retraite.
Vous actualisez aussi ces renseignements ainsi que d’autres (par exemple, lors de demandes de transfert de vos placements courants dans d’autres options de placement) lorsque vous remplissez un « formulaire de changement » ou que vous téléphonez à la ligne d’assistance Integra au numéro 1-877-446-8347. De tels changements sont traités aussitôt que possible.
Est-ce que nous partageons les renseignements personnels?
Afin de vous offrir ces services, qu'ils soient requis par la loi, y compris mais non exclusivement les lois canadiennes telles que la Loi sur la protection des renseignements personnels et Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes; qu'ils soient mentionnés dans la convention de services avec votre commanditaire de régime de retraite ou normalement requis, nous pouvons partager vos renseignements personnels avec des tierces parties telles que :
- le fiduciaire de votre régime de retraite (s’il y a lieu)
- le conseiller de votre régime de retraite (s’il y a lieu)
- le commanditaire de votre régime de retraite (votre employeur, par exemple)
- le vérificateur de votre régime de retraite ou du fiduciaire (s’il y a lieu)
- les autorités en matière de réglementation (par exemple, les Commissions des valeurs mobilières provinciales et l’Association canadienne des courtiers de fonds mutuels).
De plus, étant donné leur rôle de soutien auprès d’Integra dans la fourniture des services, les entités suivantes ont accès à vos renseignements personnels (il ne s’agit pas d’un partage en tant que tel) :
- les tiers qui ont un rôle de soutien pour la fourniture des services technologiques et le maintien des équipements
- une agence de publicité directe
- des experts en entreposage ou sauvegarde de dossiers ou de données hors site.
Votre consentement pour la prise de connaissance de vos renseignements personnels par ces entités n’est pas requis et en conséquence, nous n’incluons pas d’avis à cet effet dans le formulaire de demande d’adhésion ou de changement.
Votre consentement
Si vous NE consentez PAS à la collecte et à l’utilisation de vos renseignements personnels aux fins mentionnées aux présentes, veuillez nous aviser à l’adresse indiquée ci-dessous. Nous recueillerons ces renseignements uniquement aux fins qui sont indiquées. Si nous décidons d’ajouter une autre fin, nous communiquerons avec vous à l’avance pour obtenir votre consentement.
Vous avez le droit de retirer votre consentement. Toutefois, la loi nous oblige à recueillir ces renseignements personnels pour la tenue de dossiers pour les régimes de retraite collectifs. En conséquence, lors du retrait de consentement, vous cessez toute participation à un régime de retraite collectif et, selon le type de régime, vous ne pouvez retirer les avoirs qu’ils contiennent pour la durée de votre emploi avec le commanditaire du régime. Pour retirer votre consentement, veuillez aviser Integra par écrit à l’adresse suivante :
Integra Capital
A/S Agent principal chargé des comptes
2020 Winston Park Drive, bureau 200
Oakville, Ontario
L6H 6X7
Cet avis écrit doit inclure votre nom, votre adresse courante, un numéro de téléphone pour vous joindre le jour, votre demande de retrait de consentement, le nom du commanditaire de votre régime de retraite et le type de régime (par exemple, régime enregistré d’épargne-retraite (REÉR) collectif, régime de participation différée aux bénéfices (RPDB), régime de pension, régime d’épargne imposable, etc.).
Est-ce qu’Integra détruit les renseignements personnels lorsqu’ils ne sont plus nécessaires?
Chaque année, nous entreprenons un processus exhaustif pour détruire tous les vieux dossiers sous la forme papier et les fichiers électroniques. Nous utilisons la règle de 7 ans pour déterminer les documents à détruire.
- Nous détruirons tous les dossiers sous la forme papier et les fichiers électroniques de tous les régimes d’un commanditaire lorsqu’un nouveau responsable de la tenue de dossiers sera nommé et que tous les soldes des participantes et participants aux régimes auront été transférés à ce nouveau responsable de la tenue de dossiers depuis plus de 7 ans.
- De plus, il se peut que nous détruisions les dossiers sous la forme papier et les fichiers électroniques de régimes toujours actifs dans lesquels Integra est encore le responsable de la tenue de dossiers, lorsque des participantes et participants à ces régimes ont quitté leur emploi ou à qui les prestations ont été entièrement versées depuis plus de 7 ans.
Si vous actualisez régulièrement votre date de naissance, numéro d’assurance sociale, date d’embauche, date d’adhésion au régime, adresse, numéro de téléphone ou adresse électronique, nous effacerons les renseignements antérieurs et conserverons uniquement les plus récents. En ce qui concerne les renseignements relatifs à la ou au bénéficiaire, aux placements ou à l’investisseur, nous conserverons tout l’historique des données jusqu’au moment de leur destruction, tel que mentionné ci-dessus.
Veuillez noter qu’une fois vos renseignements personnels détruits, tel qu’indiqué ci-dessus, il sera impossible de vous fournir des données pour le calcul de la division du patrimoine familial dans l’éventualité d’une rupture de mariage ou d’une union de fait.
Pouvez-vous avoir accès aux renseignements personnels qu’Integra a sauvegardés?
Les participantes et participants à tous les régimes de retraite ont accès à leurs renseignements démographiques et financiers ainsi qu’à l’historique de tous leurs renseignements financiers à raison de 24 heures par jour, 7 jours par semaine, par l’entremise de l’accès au compte sécurisé du site Web Integra.
Également, l’accès est disponible en téléphonant à la ligne d’assistance Integra, au numéro 1-877-446-8347, entre 8 h 30 et 17 h HNE; il suffit de répondre aux questions servant à vous identifier et vous pouvez demander n’importe quel renseignement relatif à votre compte. Vous pouvez aussi envoyer une demande de renseignements personnels, par écrit, à l’adresse suivante :
Integra Capital
A/S Agent principal chargé des comptes
2020 Winston Park Drive, bureau 200
Oakville, Ontario
L6H 6X7
Il pourrait y avoir des coûts supplémentaires pour obtenir une copie des renseignements et la faire livrer (particulièrement si la demande exige la livraison par messagerie). Nous vous aviserons de tels coûts avant de traiter votre demande.
Veuillez noter que, tel qu’indiqué ci-dessus sous le titre « Est-ce qu’Integra détruit les renseignements personnels lorsqu’ils ne sont plus nécessaires? », nous nous réservons le droit de détruire certains renseignements personnels. En conséquence, il se pourrait que ces renseignements ne soient plus disponibles pour certains participants et participantes.
Quelles sont certaines des mesures de sécurité que nous avons mises en place?
Chez Integra, nous prenons nos responsabilités très au sérieux et particulièrement la protection des renseignements personnels des investisseurs. Nous avons mis en place une série de mesures de sécurité et nous continuerons de les étudier et d’en mettre en place de nouvelles, s’il y a lieu. Nos mesures de sécurité courantes s’étendent à trois différents domaines et en voici quelques-unes :
- Notre personnel – Tout le personnel déjà à notre emploi et tout nouvel employé ou toute nouvelle employée à plein temps, à temps partiel ou temporaire, doivent signer une entente contenant une clause de confidentialité. De plus, nous tenons une réunion annuelle formelle avec tous les employés où nous donnons un aperçu de notre politique relative à la protection des renseignements personnels et en faisons l’analyse. Cette réunion sert également de forum pour mettre au point de nouvelles mesures de sécurité. L’accès à notre établissement comporte des restrictions et la sécurité est à multiples niveaux tous contrôlés par des cartes d’accès; un système contrôle l’accès aux ordinateurs et les renseignements personnels sont fournis uniquement en vertu d’un principe d’accès sélectif.
- Dossiers papier – Les renseignements personnels des participantes et participants à un régime de retraite et des investisseurs sont conservés dans une pièce sécuritaire où une carte d’accès est nécessaire. Les vieux renseignements sont conservés dans un lieu hors site dans un environnement sécuritaire fourni par une tierce partie spécialisée dans la fourniture d’espace d’entreposage de documents. Cette tierce partie a également signé une entente de confidentialité. Les dossiers sensibles des participantes et participants, qui sont couramment traités par le personnel de l’administration, peuvent être placés dans des classeurs verrouillés avant d’être envoyés dans la pièce sécuritaire.
- Fichiers électroniques – Comme c’est le cas de nombreuses industries et entreprises, la technologie a eu un impact important sur la façon dont nous faisons des affaires depuis les quinze dernières années. Avec l’introduction de services à partir de notre site Web, nous en avons profité pour réexaminer nos mesures de sécurité. Ainsi, Integra utilise un pare-feu très sécuritaire pour toutes les connexions Internet. Des calendriers spéciaux de mise à jour, des changements fréquents de mots de passe et le cryptage des fichiers qui sont partagés par voie électronique avec les commanditaires de régimes, fiduciaires et vérificateurs, sont des procédures et pratiques courantes.
Qui est responsable de la gestion de la politique d’Integra en matière de renseignements personnels?
Le directeur du Service de la conformité est chargé de veiller au respect des politique et procédures qui ont été élaborées et qui sont mises en pratique par l’équipe d’Integra, tel qu’indiqué dans ce document.
Si vous avez des questions ou préoccupations concernant nos politique et procédures, veuillez contacter la personne suivante :
Directeur, Service de la conformité
Integra Capital
2020 Winston Park Drive, bureau 200
Oakville, Ontario
L6H 6X7
Courriel : info@integra.com
Téléphone : (905) 829-1131
Télécopieur : (905) 829-2726
Nous ferons de notre mieux pour répondre à toutes questions en temps opportun. Si votre demande exige une recherche ou une étude de matériel qui se trouve hors site, notre réponse pourrait prendre plus de 30 jours. Dans ce cas, nous vous aviserons du délai prévu, de la raison de celui-ci et de vos droits en vertu de la loi qui s’applique.
Veuillez noter que la politique ci-jointe entre en vigueur le 2 juin 2008. Nous nous réservons le droit de faire des changements en tout temps au document ci-joint.
Tout individu qui désire déposer une plainte auprès d’Integra Capital relativement à la politique en matière de protection des renseignements personnels doit la transmettre à Integra Capital, aux soins du directeur du Service de la conformité.
La nature de la plainte devra être précise (par exemple : délai à répondre à une demande; réponse incomplète ou inadéquate; collecte, utilisation, communication ou refus de communication inappropriés de renseignements personnels d’un individu, etc.). La plainte devra inclure l’adresse courante de l’investisseur et son numéro de téléphone ou son adresse électronique.
Sur dépôt d’une plainte, Integra Capital suivra la procédure suivante :
- Nous enregistrerons dans le « Répertoire des plaintes » la date où une plainte a été déposée.
- Le directeur du Service de la conformité accusera réception de la plainte en envoyant rapidement une lettre à l’investisseur. Une copie de cette lettre sera sauvegardée dans le Répertoire des plaintes et sera également versée au dossier de l’investisseur.
- Si besoin est, nous contacterons l’individu par écrit, par courriel ou par téléphone, pour obtenir des explications. Une note de suivi figurera au Répertoire des plaintes.
- Nous procéderons rapidement à une enquête.
- Nous aviserons rapidement l’individu du résultat de notre enquête et lui expliquerons clairement les démarches pertinentes que nous avons entreprises.
- Nous corrigerons tout renseignement personnel inexact ou modifierons nos politique et procédures en fonction des résultats obtenus après examen des plaintes.
- Les actions que nous avons prises seront enregistrées dans le fichier de la plainte, dans le Répertoire des plaintes.
L’information fournie par Integra et toute autre source est jugée digne de foi, mais Integra ne peut garantir qu’elle est exacte ou qu’elle sera courante à tout moment. L’information sur ce site Web n’est pas donnée à titre de conseils d’investissement en matière juridique, comptable ou fiscale, et l’utilisateur du site ne devrait pas s’en servir à de telles fins. Integra décline toute responsabilité en ce qui a trait aux actes posés ou non posés basés sur le contenu total ou partiel du site Web.
La valeur unitaire du fonds et les rendements des placements vont fluctuer. Le rendement passé d’un fonds n’est pas nécessairement indicatif du rendement futur. Le prospectus simplifié contient de précieux renseignements à propos de tous les fonds mutuels disponibles aux investisseurs individuels. Avant d’investir, lisez attentivement le prospectus que vous pouvez obtenir d’INTEGRA Capital. Le prospectus ou toute information contenue sur ce site à propos des fonds mutuels INTEGRA ne constituent pas une offre ou une sollicitation dans toute juridiction où une telle offre ou sollicitation est interdite, ni une offre ou sollicitation adressée à toute personne à qui il est illégal de la présenter.
INTEGRA se réserve le droit d’annuler toute demande d’achat ou de vente dans les deux jours ouvrables suivant la réception d’une telle demande.
Le courrier électronique n’est pas un moyen de communication entièrement sécuritaire et la confidentialité des renseignements personnels ne peut être garantie. Integra ne peut être tenue responsable de tout préjudice ou dommage que l’utilisateur pourrait subir à la suite de l’envoi de renseignements personnels ou information confidentielle à Integra par Internet ou par courriel, ou vice versa.
Integra n’est pas responsable du contenu affiché par une tierce partie sur le site Web, auquel l’utilisateur a accès.
En aucune façon Integra ne sera responsable de tout dommage (direct, indirect, spécial ou économique) relativement à l’utilisation de son site Web, de l’exécution de tout programme ou de tout contenu sur le site. Le site ou son contenu est mis à la disposition des utilisateurs « tel quel, tel que disponible ». Integra n’offre aucune garantie, expresse ou implicite, notamment une garantie de titre ou une garantie implicite de qualité marchande et de convenance pour un but particulier et, en ce qui a trait au site, pour tout contenu ou tout produit auxquels l’utilisateur a accès sur le site. Integra ne garantit aucunement que tout fichier disponible pour téléchargement à partir du site ne contient aucun virus, qu’il n’est pas détérioré ou n’a pas été altéré.
AVIS RELATIF À LA REPRÉSENTATION
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Énoncé du président du conseil d’administration Plusieurs de nos actionnaires et des membres du public ont porté à ma connaissance qu’une organisation en Alberta expédiait des affaires sous la dénomination sociale de « Integra Investment Services Ltd. » et/ou Services de placement Integra Ltée, s’il y a lieu. En tant que président, je confirme ce qui suit :
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